Configurer son calendrier de réservation

Pour configurer votre calendrier de réservation, il faut aller dans le module "Réservation" > section "Configuration".

1. Choisir ses règles de réservation liées au calendrier

Dans le module "Réservation" > section "Configuration", vous avez d'abord accès à la rubrique "Planning". Cette rubrique vous permet de paramétrer les règles de réservation pour le jour J mais aussi dans un futur plus ou moins proche.

Cliquez sur "Nouveau planning", choisissez une date de validité qui est la date à partir de laquelle les règles vont s'appliquer. Tant que le bouton Actif n'est pas coché, le planning ne sera pas pris en compte.

Cet écran contient 2 boutons "Enregistrer" : un bouton "Enregistrer" pour valider les règles se trouve en bas de page. Un autre bouton "Enregistrer" se trouve à côté de la notion d'Actif. Il est nécessaire de d'abord enregistrer les règles puis le planning au global.

Ensuite, pour chaque court et chaque jour de la semaine vous pouvez :

• Ouvrir les réservations jusqu'à J+ : cette règle permet d'ouvrir les réservations sur un court à l'avance.

Exemple : Ouvrir les réservations jusqu'à J+6 : le court pourra accueillir des réservations 6 jours à l'avance

• Heure d'ouverture des réservations : cette règle permet de définir l'heure d'ouverture des réservations. Elle se combine avec la règle précédente.

Exemple : en indiquant par exemple 8h, vous ouvrez les réservations 6 jours à l'avance à partir de 8h.

• Durée d'un créneau en minutes : cette règle permet de définir la durée d'un créneau.

Exemple : en indiquant 60, vos créneaux dureront 60 minutes

• Durée maximum d'une réservation en minutes : c'est la durée maximale d'une réservation en minutes.

Exemple : en indiquant 60, les réservations de vos membres ne pourront pas excéder 60 minutes.

• Heure d'ouverture/fermeture du terrain : ce sont les horaires d'ouverture et de fermeture des terrains c'est à dire la plage horaire journalière d'ouverture du court. Ces horaires peuvent être différentes en fonctions des terrains

Exemple : en indiquant 8h et 18h, les terrains ouvriront le matin à 8h et fermeront le soir à 18h.

• Heure de début des réservations : cette règle permet de faire démarrer les réservations sur le quart d'heure de votre choix.

Exemple : en indiquant "seulement les demi-heures", les réservations ne pourront débuter qu'à 8h30 si le terrain ouvre à 8h30.

Conseil / Astuce : il peut être compliqué de visualiser l'ensemble des règles de réservation. Pour vous aider, vous pouvez utiliser la "Vue Semaine" en cliquant sur le bouton en haut à droite. L'écran a la même fonctionnalité mais l'affichage est différent.

Conseil / Astuce : pour aller plus vite, vous pouvez utiliser le bouton "Appliquer tous les jours" pour répercuter les règles d'un court sur les autres jours de la semaine.

2. Choisir ses réservations "publiques"

Dans la section "Configuration", vous avez ensuite accès à la rubrique "Apparence des réservations". Cette section vous permet :

• de choisir la couleur d'affichage de chacune des réservations

• de choisir les réservations dont les informations peuvent être partagées à tous les utilisateurs. Pour rendre une réservation "publique", cochez la case "Libellé public" puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" en fin de rubrique

3. Personnaliser les mails de confirmation de réservation

Chaque utilisateur ayant fait une réservation (et le partenaire de la réservation) reçoit un mail de confirmation (l'utilisateur a la possibilité de choisir de ne pas recevoir ce mail en décochant la case prévue à cet effet dans son profil).

Ce mail est envoyé depuis l'espace Kirola. C'est un mail standard dans lequel vous devez ajouter une phrase de personnalisation. Pour ce faire, allez dans le module "Réservation" > section "Configuration" > rubrique "Personnalisation du mail de confirmation". Pensez à bien cliquer sur "Enregistrer" une fois la modification faite.

Voici le mail "standard" envoyé et l'emplacement de la phrase personnalisable :

Bonjour Nicolas,

Votre réservation est confirmée ! En voici le détail: Joueur 1: Nicolas Faydide Joueur 2: Loris Adam Date: 19/07/2021 Heure: 18h00 - 19h00 Court: Court n°1 Phrase de personnalisation En cas d'empêchement, merci de penser à annuler votre réservation. Excellente partie à vous. Sportivement, TC Démo

4. Paramétrer la pré-réservation

La pré-réservation est un type de réservation qui permet aux utilisateurs de réserver dans le calendrier de réservation.

L'administrateur reçoit alors un mail demandant une confirmation de réservation. Si la confirmation n'est pas faite, la réservation est automatiquement supprimée au bout de X heures.

Vous avez la possibilité de déterminer au bout de combien de temps cette pré-réservation est supprimée. Pour cela, vous pouvez aller dans Réservation > Configuration > en bas de l'écran et déterminer en heure le "Délai de validité des pré-réservations".