Récolter et gérer les choix de cours de vos utilisateurs

Le module "École" vous permet de :

• recenser les préférences d'horaires de cours de vos utilisateurs

• de composer vos groupes dans l'outil

• de suivre sur une saison les élèves absents à leurs cours

• de créer un suivi pédagogique personnalisé et par niveau

Pour recenser les préférences horaires de cours de vos utilisateurs il faut :

• Étape 1 : indiquer les niveaux de votre école de sport

Pour créer des niveaux, vous pouvez aller dans le module "École" > section "Niveaux" puis cliquez sur "Ajouter un niveau" ou sur "Modifier". Ensuite, vous pouvez saisir le nom du niveau.

Cette étape n'est pas indispensable mais elle permet de bien segmenter ses différents groupes.

• Étape 2 : créer ses groupes

Pour créer ses groupes, il faut aller dans le module "École" > section "Formation". Une formation est un regroupement de groupes. Vous pouvez par exemple créer une formation avec tous vos groupes (si tous les élèves ont accès à tous les groupes), créer une formation par niveau, créer une formation par regroupement de niveaux etc.

Pour créer une nouvelle formation, cliquez sur "Nouvelle formation". Pour modifier une formation, cliquez sur le nom de la formation.

Vous pouvez alors :

• Nommer votre formation

• L'associer à une saison

• Définir un produit parent : seules les personnes qui ont un produit valide (active et payé) pourront choisir un groupe de cette formation

• Définir un niveau : seules les personnes qui ont ce niveau pourront choisir un groupe de cette formation

• Définir une tranche d'âge : seules les personnes qui ont un âge dans cette tranche d'âge pourront choisir un groupe de cette formation

• Nombre de choix minimum : indiquez le nombre de choix minimum que doit faire l'utilisateur

• Ouvrir les pré-inscriptions : en cochant cette case, les utilisateurs verront apparaître dans l'écran Mes Démarches le bandeau bleu de choix de cours. S'ils y sont autorisés, ils pourront alors renseigner leurs choix.

• Constitution terminée : une fois tous vos groupes composés, vous pouvez cocher cette case pour informer les utilisateurs de leur groupe définitif.

• Entrez tous vos groupes en cliquant sur "Ajouter un groupe" : indiquez le terrain (non définitif), le jour, l'horaire, le nombre d'élèves maximum, le professeur (facultatif) et cocher sur "Actif" si vous voulez que ce groupe soit visible.

Une fois tous les groupes insérés, vous pouvez cliquer sur "Enregistrer".

Le nombre d'élèves maximum est renseigné à titre indicatif. Il ne bloquera pas les élèves qui souhaitent s'inscrire même si le groupe est complet.

Les choix de cours ne sont pas définitifs mais indicatifs. Ce sont des préférences. Vous gardez la main pour confirmer ou rejeter ces choix.

• Étape 3 : lancer les inscriptions aux cours

Une fois que tout est prêt, vous pouvez cocher dans chaque formation la case "Ouvrir les pré-inscriptions" et envoyer un mail à vos utilisateurs qui pourront alors faire leur choix soit depuis l'écran Mes Démarches soit depuis leur profil, onglet École.

• Étape 4 : traiter les choix de vos utilisateurs

Une fois que les utilisateurs ont fait leur choix et ont cliqué sur "Confirmer mes choix", vous pouvez commencer à traiter leur choix et composer vos groupes.

Pour ce faire, il faut aller dans le module "École" > section "Choix de cours". Vous avez alors accès à tous les choix de tous vos utilisateurs.

Cliquez sur un nom et découvrez les choix des utilisateurs. Tous les choix arrivent au statut "En attente". Cliquez sur un choix pour découvrir dans la colonne de droite les autres personnes inscrites dans ce groupe (ou qui ont fait un choix qui n'est pas encore confirmé).

Dans la copie d'écran ci-dessous, on voit les choix de Loris Adam. Pour le groupe du Mercredi court 1, on voit que Manon Barbier a déjà été acceptée dans ce groupe (en blanc) et que Hélèna Berger a fait ce choix de groupe mais n'est pas encore acceptée (grisée).

Pour accepter le choix de Adam, cliquez sur "En attente" puis "Valider l'inscription" ou "Valider l'inscription et rejeter les autres".

Conseil / Astuce : la bulle en face du nom de l’adhérent vous indique qu’il a laissé un commentaire au sujet de sa pré-inscription.

Conseil / Astuce : pour aller plus vite, vous pouvez vous aider des filtres en haut d'écran.