Configurer une cotisation
Pour configurer une cotisation, allez dans le module "Adhésion" > section "Cotisations" puis cliquez sur "Nouvelle cotisation" ou cliquez sur une cotisation existante puis sur "Modifier".
Vous avez alors accès à l'écran de configuration de la cotisation. La plupart des paramètres généraux doivent être systématiquement remplis. Les règles de d'attribution et de tarification sont utiles si vous faites votre inscription en ligne. Les règles de réservation sont utiles si vous avez le calendrier de réservation activé.
1.Paramètres généraux :
Intitulé : ce champ est le nom de la cotisation
Description : ce champ vous permet de décrire la cotisation
Saison : choisissez la saison sur laquelle s'applique la cotisation
Date maximum de validité : saisissez la date maximale de validité
Cumulable sur une saison : indiquez si un membre peut acheter plusieurs fois cette cotisation sur une même saison
Cotisation active : une cotisation doit être active pour que les droits associés puissent être actifs et pour qu'elle soit visible dans le processus d'inscription
École de sport : si vous cochez cette case, vous indiquez que cette cotisation sera utile pour prendre une leçon ou faire partie de l'école de sport.
Tarif non défini : cochez cette case si le tarif de la cotisation n'est pas connu. Cela vous permettra de mettre le tarif souhaité au moment de l'affectation de la cotisation à un membre. Si les tarifs sont connus ou si vous souhaitez faire l'inscription en ligne, cette case doit être décochée.
2. Règles d'attribution : ces règles vont permettre de cibler le public qui peut prendre cette cotisation. Ces règles ne sont pas obligatoires.
Tranche d'âge : seules les personnes comprises dans la tranche d'âge indiquée peuvent voir et donc prendre la cotisation
Individuels ou familles : si la cotisation peut être prise uniquement par une personne seule, cochez la case "Réserver aux individuels" sinon indiquez si la cotisation peut être prise par une famille de 2 personnes ou plus, 3 personnes ou plus etc.
La 1ere étape de l'inscription en ligne est la composition de la famille. C'est à cette étape que l'on peut savoir combien de personnes s'inscrivent et donc si la personne est "Individuel" ou "En famille".
Position dans la famille : cette règle n'est utile que si vous avez indiqué que le produit était pour une famille. En plus d'avoir précisé le nombre de personnes de la famille, vous pouvez décider que la cotisation n'est éligible que pour une personne en particulier : le 1er conjoint ou le 2e conjoint ou le 1er enfant ou le 2e enfant etc.
Une famille est composée de conjoint (aussi appelé parent) et d'enfant(s). Il ne peut y avoir plus de deux conjoints.
Réserver aux nouveaux / anciens : cette règle permet de définir qu'une cotisation ne peut être prise que par une personne qui se réinscrit (ancien) ou qui est nouvelle (nouveau), c'est à dire qui devient membre pour la première année.
Produits parents : cette règle permet d'introduire une hiérarchie dans le choix de vos cotisations. Elle permet de dire que la cotisation ne peut être prise que si un autre produit a déjà été pris (exemple : la cotisation annuelle ne peut être prise que si le droit d'entrée a été pris).
Pièces justificatives : cette règle permet de définir les pièces justificatives nécessaires à la prise de cotisation en ligne. Vous pouvez indiquer plusieurs pièces justificatives par cotisation.
Si la pièce justificative est obligatoire, l'utilisateur ne pourra pas aller au bout du processus d'inscription en ligne sans l'avoir jointe.
3. Règles de réservation :
Si la cotisation donne le droit à réserver, il est indispensable de cocher cette case puis de cliquer sur "Définir les règles de réservation". Une fois la case cochée, vous avez la possibilité de définir les différentes règles :
Types de réservation autorisés : sélectionnez les types de réservation autorisées. En général, ce sont des "Réservation membre".
Sports autorisés : sélectionnez les sports autorisés. L'utilisateur ne pourra réserver que sur des infrastructures permettant de pratiquer le sport concerné.
Délai maximum de réservation en jours : c'est le délai à partir duquel l'utilisateur peut réserver. Cette règle vient s'ajouter à la règle d'ouverture du court. Exemple : si le court ouvre à J-6 et que l'utilisateur peut réserver à J-3 alors l'utilisateur pourra voir le court ouvert à J-6 mais ne pourra réserver qu'à J-3.
Nombre maximum de réservations : c'est le nombre maximal de réservations autorisées
Nombre maximum de réservations avec un invité : c'est le nombre maximal de réservations autorisées avec une personne qui n'a pas de cotisation à jour dans le club.
Pour une réservation de 4 personnes, si l'utilisateur joue avec 3 personnes invitées alors il sera décompté 3 invitations.
Nombre maximum de réservations simultanées : c'est le nombre maximal de réservations en même temps autorisées
Jours de la semaine et Plage horaire : ce sont les jours et les horaires sur lesquels peuvent jouer les utilisateurs.
A ce stade, il est impossible de créer des plages discontinues comme par exemple : lundi de 9h à 18h puis de 21h à 22h
Délai minimum entre deux réservations : c'est le nombre de minutes qui doivent s'écouler au minimum entre la fin d'une réservation et le début d'une autre
4. Tarification :
Les règles de tarification sont obligatoires si la case "Tarif Non défini" n'est pas cochée. Elles sont notamment utiles dans le cadre du processus d'inscription. Les règles fonctionnent de la même manière que celles évoquées au paragraphe 2 "Règles d'attribution".
Tranche d'âge : seules les personnes comprises dans la tranche d'âge indiquée peuvent avoir accès à ce tarif de cotisation
Individuels ou familles : si le tarif de la cotisation est réservé à une personne seule, cochez la case "Réserver aux individuels" sinon indiquez si le tarif de la cotisation peut être pris par une famille de 2 personnes ou plus, 3 personnes ou plus etc.
Position dans la famille : cette règle n'est utile que si vous avez indiquez que le tarif était pour une famille. En plus d'avoir précisé le nombre de personnes de la famille, vous pouvez décider que le tarif de cotisation n'est éligible que pour une personne en particulier : le 1er conjoint ou le 2e conjoint ou le 1er enfant ou le 2e enfant etc.
Réserver aux nouveaux / anciens : cette règle permet de définir qu'un tarif de cotisation ne peut être pris que par une personne qui se réinscrit (ancien) ou qui est nouvelle (nouveau), c'est à dire qui devient membre pour la première année.
Produits parents : cette règle permet d'introduire une hiérarchie dans le choix de vos tarifs. Elle permet de dire que le tarif n'est accessible que si un autre produit a déjà été pris (exemple : la cotisation annuelle ne peut être à ce tarif que si le droit d'entrée a été pris).
Pièces justificatives : cette règle permet de définir les pièces justificatives nécessaires à la prise de cotisation en ligne. Vous pouvez indiquer plusieurs pièces justificatives par tarif.
Dates de disponibilité : cette règle, permet de définir la date de validité d'un tarif (peut être notamment utile pour offrir une réduction aux premiers arrivés).
Vous avez deux manières d'entrer vos cotisations pour votre processus d'inscription : soit vous saisissez une cotisation avec un tarif différent à chaque fois (convient si peu de produits et de tarifs) soit vous saisissez une cotisation qui contient plusieurs tarifs (convient si plusieurs produits et tarifs).
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